Екатеринбург
Ваш город — Екатеринбург?

Производство износостойкого бурового инструмента и запчастей

Для отечественных и импортных мобильных буровых установок

0

Сопроводительные документы при поставке. Практика Поставщика

В нашей практике был случай: клиент с Ванкорского месторождения потерял документы на шнеки. В связи с этим он не мог даже ввезти их на месторождение, не говоря уже о том, чтобы их использовать по назначению. Механик компании попросил о помощи с копиями документов, и мы помогли.

Конечно, ситуация не критичная, но досадные задержки из-за «бумажки», стоят реальных денег. Кроме того, простой техники — это риск получения штрафа от Заказчика.

Эта история сподвигла нас написать эту статью. Из нее вы узнаете, какие документы сопровождают наши инструменты и запчасти при поставке и сможете избежать эксцессов из-за их отсутствия.

Что расскажем:

  1. Какие документы предоставляются при поставке.
  2. Каким сотрудникам вашей компании они необходимы в работе.
  3. Чем полезен каждый из предоствленных документов.
  4. Какие риски возникают из-за отсутствия сопроводительных документов.
  5. Какие возможности открываются перед заказчиком благодаря наличию полного пакета документов.

Готовы узнать о документации для бурового инструмента? Тогда читайте.

Какую сопроводительную документацию ПО «ЭкспоТех» выдает при отгрузке

1. Технический паспорт

Техпаспорт ПО «ЭкспоТех»

Содержит следующие сведения:

  • общие сведения о продукции;
  • комплект поставки;
  • устройство оборудования;
  • правила монтажа;
  • правила хранения и транспортировки;
  • условия эксплуатации;
  • свидетельство о приемке;
  • гарантии производителя;
  • отметка о проверке отделом контроля качества ПО

2. Упаковочный лист

Упаковочный лист ПО «ЭкспоТех»

Содержит следующие сведения:

  • перечень торговых позиций с указанием количества;
  • вид упаковки;
  • дата и место упаковки;
  • пункт назначения;
  • транспортная компания, ответственная за доставку;
  • отметка о проверке отделом контроля качества соответствия количества товара.

Отгрузка большого перечня инструмента всегда сопровождается выпиской упаковочных листов.

3. Сертификат соответствия

Сертификат соответствия ПО «ЭкспоТех»

Свидетельство, подтверждающее соответствие конкретного вида товара требованиям качества и безопасности, определенным для него действующими нормативами.

4. Руководство по эксплуатации оборудования

Руководство по эксплуатации ПО «ЭкспоТех»

В руководстве по эксплуатации оборудования описаны:

  • устройство и принципы работы оборудования;
  • параметры целевого применения оборудования;
  • правила хранения, технического обслуживания и ремонта оборудования;
  • порядок транспортировки оборудования или инструмента;
  • допустимые способы его утилизации.

5. Универсальный передаточный документ (УПД)

Универсальный передаточный документ ПО «ЭкспоТех»

Содержит:

  • счет-фактуру (документ, на основании которого покупатель может принять к вычету предъявленные продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав суммы НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ);
  • накладную документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров, их количество и стоимость).

Какой стандарт документационного обеспечения товара при поставке принят в ПО «ЭкспоТех»

  • Паспорт качества — 1 экз., оригинал с отметкой ОТК, на партию поставляемого товара;
  • Сертификат соответствия — 1 экз., заверенная копия, на каждый вид бурового инструмента или оборудования;
  • Упаковочный лист — 1 экз., оригинал с отметкой ОТК, на партию поставляемого товара;
  • Инструкция по эксплуатации — 1 экз., оригинал;
  • Универсальный передаточный документ (УПД) — 2 экз, оригиналы с подписью и печатью ответственного лица.

Кому нужна документация на товар?

Технический паспорт необходим главному или линейному механику, инженеру по эксплуатации оборудования.

Паспорт необходим при:

  • сдаче отработавшего инструмента представителям Заказчика;
  • отчетности по проекту перед Заказчиком;
  • подтверждения соответствия приобретенного инструмента стандартам ГОСТ Р — для участия в тендерах.

Сертификат соответствия на партию инструмента необходим главному или линейному механику, а также инженерам (по снабжению, по ТБ) при приобретении оборудования.

Инструкция по эксплуатации необходима специалисту, который непосредственно работает с инструментом.

Упаковочный лист нужен как продавцу, так и лицу, принимающему оборудование. Лист незаменим при сверке количества товара при приемке на складе Покупателя, а также для сопровождения при передвижении на режимных объектах (пример: обустройство нефтегазоконденсатных месторождений).

Универсальный передаточный документ (УПД) необходим бухгалтерии для принятия на склад закупленных средств производства, и дальнейшего их списания. УПД также участвует во всех юридических правоотношениях Покупателя и Поставщика, в случае, если наступает гарантийный или любой другой спорный случай. Также УПД нужен Заказчику для отчетности по затратам на проект.

Что может случиться из-за отсутствия документации

  • Простой оборудования при чрезвычайных ситуациях и упущенная прибыль.
  • УПД требует заказчик проекта. Подрядчику важно предоставить отчетные документы, доказывающие его затраты согласно смете. При отсутствии документа заказчик не может принять и поставить на учет приобретенные запчасти.
  • Запрет на ввоз оборудования на месторождение, к месту производства строительных работ.
  • Отсутствие ответственности Поставщика в случае наступления гарантийного случая. Полный пакет документов позволяет требовать у Продавца исполнения гарантийных обязательств или возмещения затрат.

Какие возможности возникают при наличии полного пакета отгрузочных документов

  1. Паспорт качества, сертификат соответствия и упаковочный лист позволяют исполнителям уверенно поставлять буровой инструмент на любые объекты.
  2. Все службы компании обеспечены каждая своим подтверждающим документом по инструменту, что исключает лишние действия в работе.
  3. Полный пакет документов делает возможным участие компании в любых тендерах на строительство.

Резюме

В этой статье мы подробно рассмотрели актуальные вопросы, касающиеся сопроводительной документации при отгрузке товара:

  • Какие документы предоставляются,
  • Каким сотрудникам они необходимы в работе,
  • Чем они полезны,
  • Какие риски возникают из-за отсутствия документов,
  • Какие возможности открываются благодаря наличию полного пакета документов.

Надеемся, эта информация поможет вам избежать эксцессов в работе, побеждать в тендерах и внимательно следить за документооборотом при поставках.

21 мая 2019 г.

    Отправьте заявку на подбор и запрос цены оборудования
    Нажимая на эту кнопку вы соглашаетесь
    с политикой конфиденциальности