В нашей практике был случай: клиент с Ванкорского месторождения потерял документы на шнеки. В связи с этим он не мог даже ввезти их на месторождение, не говоря уже о том, чтобы их использовать по назначению. Механик компании попросил о помощи с копиями документов, и мы помогли.
Конечно, ситуация не критичная, но досадные задержки из-за «бумажки», стоят реальных денег. Кроме того, простой техники — это риск получения штрафа от Заказчика.
Эта история сподвигла нас написать эту статью. Из нее вы узнаете, какие документы сопровождают наши инструменты и запчасти при поставке и сможете избежать эксцессов из-за их отсутствия.
Что расскажем:
- Какие документы предоставляются при поставке.
- Каким сотрудникам вашей компании они необходимы в работе.
- Чем полезен каждый из предоставленных документов.
- Какие риски возникают из-за отсутствия сопроводительных документов.
- Какие возможности открываются перед заказчиком благодаря наличию полного пакета документов.
Готовы узнать о документации для бурового инструмента? Тогда читайте.
Какую сопроводительную документацию ПО «ЭкспоТех» выдает при отгрузке
1. Технический паспорт
 |
Содержит следующие сведения:
|
2. Упаковочный лист
 |
Содержит следующие сведения:
Отгрузка большого перечня инструмента всегда сопровождается выпиской упаковочных листов. |
3. Сертификат соответствия
 |
Свидетельство, подтверждающее соответствие конкретного вида товара требованиям качества и безопасности, определенным для него действующими нормативами. |
4. Руководство по эксплуатации оборудования
 |
В руководстве по эксплуатации оборудования описаны:
|
5. Универсальный передаточный документ (УПД)
 |
Содержит:
|
Какой стандарт документационного обеспечения товара при поставке принят в ПО «ЭкспоТех»
- Паспорт качества — 1 экз., оригинал с отметкой ОТК, на партию поставляемого товара;
- Сертификат соответствия — 1 экз., заверенная копия, на каждый вид бурового инструмента или оборудования;
- Упаковочный лист — 1 экз., оригинал с отметкой ОТК, на партию поставляемого товара;
- Инструкция по эксплуатации — 1 экз., оригинал;
- Универсальный передаточный документ (УПД) — 2 экз, оригиналы с подписью и печатью ответственного лица.
Кому нужна документация на товар?
Технический паспорт необходим главному или линейному механику, инженеру по эксплуатации оборудования.
Паспорт необходим при:
- сдаче отработавшего инструмента представителям Заказчика;
- отчетности по проекту перед Заказчиком;
- подтверждения соответствия приобретенного инструмента стандартам ГОСТ Р — для участия в тендерах.
Сертификат соответствия на партию инструмента необходим главному или линейному механику, а также инженерам (по снабжению, по ТБ) при приобретении оборудования.
Инструкция по эксплуатации необходима специалисту, который непосредственно работает с инструментом.
Упаковочный лист нужен как продавцу, так и лицу, принимающему оборудование. Лист незаменим при сверке количества товара при приемке на складе Покупателя, а также для сопровождения при передвижении на режимных объектах (пример: обустройство нефтегазоконденсатных месторождений).
Универсальный передаточный документ (УПД) необходим бухгалтерии для принятия на склад закупленных средств производства, и дальнейшего их списания. УПД также участвует во всех юридических правоотношениях Покупателя и Поставщика, в случае, если наступает гарантийный или любой другой спорный случай. Также УПД нужен Заказчику для отчетности по затратам на проект.
Что может случиться из-за отсутствия документации
- Простой оборудования при чрезвычайных ситуациях и упущенная прибыль.
- УПД требует заказчик проекта. Подрядчику важно предоставить отчетные документы, доказывающие его затраты согласно смете. При отсутствии документа заказчик не может принять и поставить на учет приобретенные запчасти.
- Запрет на ввоз оборудования на месторождение, к месту производства строительных работ.
- Отсутствие ответственности Поставщика в случае наступления гарантийного случая. Полный пакет документов позволяет требовать у Продавца исполнения гарантийных обязательств или возмещения затрат.
Какие возможности возникают при наличии полного пакета отгрузочных документов
- Паспорт качества, сертификат соответствия и упаковочный лист позволяют исполнителям уверенно поставлять буровой инструмент на любые объекты.
- Все службы компании обеспечены каждая своим подтверждающим документом по инструменту, что исключает лишние действия в работе.
- Полный пакет документов делает возможным участие компании в любых тендерах на строительство.
Резюме
В этой статье мы подробно рассмотрели актуальные вопросы, касающиеся сопроводительной документации при отгрузке товара:
- Какие документы предоставляются,
- Каким сотрудникам они необходимы в работе,
- Чем они полезны,
- Какие риски возникают из-за отсутствия документов,
- Какие возможности открываются благодаря наличию полного пакета документов.
Надеемся, эта информация поможет вам избежать эксцессов в работе, побеждать в тендерах и внимательно следить за документооборотом при поставках.
21 мая 2019 г.